Servicios Administrados de Impresión (MPS) en CDMX

Los Servicios Administrados de Impresión —MPS, por sus siglas en inglés (Managed Print Services), llamados a veces también servicios administrativos de impresión— son un esquema en el que un proveedor especializado se hace cargo de la operación completa de impresión de una empresa: los equipos, el tóner, las refacciones, el mantenimiento, el monitoreo y el soporte técnico.

La diferencia con comprar o rentar equipo está en el modelo de cobro. En lugar de pagar por separado el equipo, los consumibles y cada visita técnica, usted paga una tarifa fija por página impresa. El proveedor asume el riesgo de que un equipo falle o de que el tóner se acabe; a usted le queda un costo predecible y una sola factura.

En Servicio Neri operamos servicios administrados con equipos Ricoh de las series IM, MP y MP C: las mismas que instalamos en renta desde hace más de 15 años en la Ciudad de México.

Cuánto está gastando su empresa en imprimir (y por qué no lo sabe)

Pregunte en su empresa cuánto se gastó en impresión el mes pasado. Lo más probable es que nadie tenga la cifra completa, porque el gasto está repartido en partidas que nunca se suman.

El costo que sí ve y el que no

• Lo que sí ve: el equipo, en compra o en renta, y las facturas de tóner.
• Lo que no ve: las refacciones, las visitas técnicas de emergencia, las horas que su personal de TI dedica a atascos y controladores, las compras de urgencia de cartuchos a precio de lista, y el trabajo detenido cada vez que un equipo deja de funcionar.

Ese segundo bloque suele ser el más grande, y es invisible porque nunca aparece etiquetado como «impresión» en la contabilidad.

Cómo calculamos su costo por página real

No cotizamos sin medir. El primer paso siempre es un diagnóstico: revisamos los contadores de cada equipo, identificamos qué volumen se imprime realmente en cada área, cuánto es blanco y negro y cuánto es color, y qué equipos están sobrados o rebasados para el trabajo que hacen.

Con ese dato —no con una estimación— cerramos la tarifa por página. Y si el diagnóstico muestra que un esquema administrado no le conviene, se lo decimos.

Qué incluye nuestro servicio administrado

Diagnóstico y auditoría del parque de impresión

Medimos antes de proponer. Levantamos el inventario de equipos, sus contadores y su ubicación, y le entregamos un panorama de lo que su empresa imprime en realidad.

Costo por página fijo, en blanco y negro y en color

Una tarifa cerrada por página, con precios distintos para monocromático y para color. Sin cargos sorpresa a fin de mes y sin compras de urgencia.

Monitoreo de contadores y reposición de tóner

Damos seguimiento al consumo de cada equipo para reponer el tóner antes de que se agote, de modo que nadie tenga que llamar a pedirlo ni salir a comprarlo a última hora.

Mantenimiento preventivo programado

En lugar de esperar a que el equipo falle, el mantenimiento se agenda según el volumen que realmente se imprime. Menos paros y menos llamadas de emergencia.

Control de impresiones por usuario y por departamento

Reportes de quién imprime qué, cuánto y en qué equipo. Puede asignar cuotas por área, reservar el color a quien lo necesita y repartir el costo por centro de trabajo.

Impresión segura

Los documentos quedan retenidos hasta que la persona se identifica frente al equipo. Se acaban las hojas con información sensible olvidadas en la bandeja.

Soporte técnico

Atendemos con la misma estructura de soporte que ya damos a más de 500 empresas en la Ciudad de México y su Área Metropolitana.

Renta de copiadoras vs. servicio administrado: ¿cuál le conviene?

Si tiene uno o dos equipos y un volumen estable, la renta tradicional suele ser la opción más simple y más económica: puede ver nuestros planes de renta de copiadoras y multifuncionales desde $499 al mes.

A partir de tres equipos, o si tiene más de un piso o más de un domicilio, el esquema administrado casi siempre sale mejor, porque el ahorro ya no está en el precio del equipo sino en dejar de pagar consumibles, refacciones y emergencias por separado.

Equipos Ricoh que operamos bajo MPS

Dimensionamos el equipo al volumen de cada área, y no al revés:

• Serie IM (por ejemplo, IM 430F): equipos compactos para oficinas y áreas con volumen moderado en blanco y negro.
• Serie MP (por ejemplo, MP 5054): equipos de alto volumen en blanco y negro, para áreas de mucha carga.
• Serie MP C (por ejemplo, MP C307, MP C2003 y MP C4503): multifuncionales a color, desde escritorio hasta alto volumen.

Si ya cuenta con equipos propios en buen estado, podemos integrarlos al esquema de administración y monitoreo en lugar de reemplazarlos. El tóner, las refacciones y los consumibles quedan cubiertos por el mismo contrato.

Cobertura en CDMX y Área Metropolitana

Damos servicio presencial en la Ciudad de México y su Área Metropolitana. Para empresas con sedes en otras plazas evaluamos la cobertura caso por caso, según el volumen y la cantidad de equipos involucrados.